E-Rechnungspflicht 2025

Unternehmen müssen handeln

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Regelung zur Nutzung von E-Rechnungen, die Unternehmen jeder Größe und Freiberufler betrifft. Darauf weist der Walsumer Steuerberater Thomas Theis nicht nur LG-Mitglieder wenige Wochen nach Inkrafttreten noch einmal ausdrücklich hin. Ab sofort sind alle verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Hierfür reicht zwar ein einfaches E-Mail-Postfach aus, besonders wichtig ist aber im Anschluss die revisionssichere Speicherung der E-Rechnung. Bisherige PDF-Rechnungen stellen übrigens keine E-Rechnung dar.

Stufenweise Verschärfung

Als E-Rechnungen gelten ausschließlich Dokumente im strukturierten elektronischen Format gemäß der EU-Norm EN 16931. Zu den zugelassenen Formaten zählen beispielsweise XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X. Bisher sind auch weiterhin EDI-Verfahren zulässig. Diese Formate ermöglichen eine effiziente Verarbeitung und bieten die Grundlage für die Digitalisierung des Rechnungswesens.
Für den Versand von Rechnungen gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder PDFs verschicken. PDF Rechnungen aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Dann ab 2028 sind jedoch nur noch strukturierte E-Rechnungen im B2B-Bereich erlaubt. Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 Euro können noch bis Ende 2027 auf herkömmliche Rechnungsformate zurückgreifen.

Nachträgliche Änderungen unzulässig

Ein zentrales Element der neuen Regelung ist die revisionssichere Speicherung. Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen für zehn Jahre im Originalformat aufzubewahren. Dabei muss die Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet sein. Die Einhaltung der GoBD-Grundsätze spielt hierbei eine wesentliche Rolle, da jede nachträgliche Änderung ausgeschlossen werden muss.
Für Unternehmen ergeben sich daraus klare Handlungserfordernisse. Der Empfang von E-Rechnungen sollte durch die Einrichtung eines geeigneten E-Mail-Postfachs und den Einsatz eines Virenscanners sichergestellt werden. Auch eine Software zur Visualisierung, wie der kostenfreie ELSTER-Viewer, kann hilfreich sein. Es ist aber ein revisionssicheres Archivierungssystem unerlässlich, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, B2C-Geschäfte, grenzüberschreitende B2B-Umsätze sowie, wenn Umsätze nach § 4   Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.

Entscheidendes Anfangskriterium: Die revisionssichere Speicherung

Unternehmen sollten jetzt aktiv werden und ihre internen Prozesse anpassen. Die Schulung der Mitarbeiter, die Auswahl geeigneter Software und die Kommunikation mit Geschäftspartnern sind wichtige Schritte, um die Umstellung erfolgreich zu meistern. Steuerberater Thomas Theis von der LG Walsum betont: „Die revisionssichere Speicherung bedeutet mehr als nur das Ablegen der Dateien. Sie müssen nachweisen können, dass die Dokumente unverändert sind. Hierbei können sowohl spezielle Archivierungssysteme als auch organisatorische Maßnahmen helfen.“
Die neue Regelung zur E-Rechnung ist ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung und erfordert von Unternehmen ein Umdenken, sowie die Anpassung ihrer internen Abläufe. Wer rechtzeitig handelt, kann nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch von den Vorteilen der E-Rechnungen profitieren, z.B. schlanke Prozessabläufe.